En España es obligatorio fichar en el trabajo desde 2019, cuando se publicó el Real Decreto-Ley 8/2019 en marzo de ese mismo año. Esta normativa aplica tanto al trabajo a distancia, incluido el teletrabajo, como al trabajo en la oficina. Independientemente del contrato de trabajo, la empresa debe facilitar un sistema de registro de jornada laboral.

El incumplimiento de la documentación correcta de la hora de inicio y culminación de las actividades laborales puede resultar en una cuantiosa multa para la empresa. 

Por lo tanto, como empresa, es importante saber cuáles son los aspectos clave de fichar  en el trabajo y qué dice la normativa legal. Este artículo no solamente contesta a estas preguntas, sino también te explica los diferentes sistemas para fichar en el trabajo.

Descubre cómo fichar en el trabajo de manera correcta:

Puntos claves

• Desde el 12 de mayo de 2019 es obligatorio fichar en el trabajo en España.
• Si una empresa no cumple con la normativa española, se enfrentará a una sanción de hasta 6.250 euros por trabajador.
• Se puede realizar el registro de la jornada laboral mediante hojas de cálculo, lectores digitales o software.
• Dependiendo del tamaño, del tipo de jornada laboral y los costes aceptables, cada empresa debe elegir su manera de fichar en el trabajo.

¿Qué dice la ley sobre fichar en el trabajo?

El 12 mayo de 2019 entró en vigor en España la obligatoriedad de fichar en el trabajo, mediante la modificación del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores y según lo previsto en el artículo 10 del Real Decreto-Ley 8/2019. 

En esta reforma se establece que las empresas deben registrar la hora exacta de entrada y salida de sus trabajadores al lugar de trabajo. La normativa es válida tanto para empleos a tiempo parcial como a tiempo completo. Si las empresas no cumplen con ella, se enfrentan a multas de hasta 6.250 euros por trabajador. 

La ley no especifica cómo deben llevar las empresas el registro para cumplir con la normativa. Sin embargo, es obligatorio que la información esté disponible por un período mínimo de cuatro años para inspección por parte del Instituto Nacional de Seguridad y Salud del Trabajo (INSST), la Inspección de Trabajo o los propios trabajadores que deseen tener acceso a esa información. 

El 12 de mayo de 2020 entró en vigor la ley de control horario que obliga a registrar la hora de entrada y salida de cada uno de los empleados de la empresa. El objetivo de ésta, según el Gobierno español, es combatir el abuso laboral y las horas extra no abonadas.

Por lo tanto, tal y como queda reflejado en el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, la “empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora”.

Adicionalmente, se establecen otros cuatro requisitos que han de respetar todas las organizaciones:

• Guardar el registro durante, al menos, cuatro años.
• Poner a disposición de los empleados dicho registro.
• Dar a conocer a los empleados su horario y distribución de la jornada.
• Informar a los sindicatos (de haberlos) de las horas extra acumuladas en el último mes.

Sin embargo, cabe señalar que en el texto no se hace referencia a cómo fichar en el trabajo. Es decir, la empresa puede elegir libremente el sistema que más se ajuste a sus necesidades siempre y cuando se cumpla con lo dicho anteriormente.

Información necesaria sobre cómo fichar en el trabajo: A la hora de decidir cómo controlar el horario de los trabajadores es importante saber qué información hay que recabar diariamente para cumplir con lo establecido por la ley. Los datos imprescindibles son básicos:

• Fecha.
• Nombre del trabajador.
• Hora de entrada.
• Hora de salida.

En cuanto a los descansos o las pausas para comer, la ley contempla dos escenarios. El primero: los trabajadores podrán realizar una pausa de mínimo 15 minutos según lo establecido en el apartado 4 del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. “Siempre que la duración de la jornada diaria continuada exceda de seis horas, deberá establecerse un período de descanso durante la misma de duración no inferior a quince minutos". Ese período de descanso al que tienen derecho los trabajadores también se considera tiempo de trabajo efectivo.

Y el segundo caso sería la pausa para comer durante una jornada partida. Aquí sí que sería necesario fichar en el trabajo dos veces más (salida y entrada) y dejar constancia del tiempo que se ha tomado para hacer este descanso.

Es importante señalar que, aunque no es obligatorio, Inspección de Trabajo recomienda que el registro de la jornada refleje las interrupciones o pausas que realizan los empleados y no se pueden considerar tiempo de trabajo efectivo. En caso contrario podría presumirse que esas interrupciones formarían parte de la jornada de trabajo y correspondería a la empresas demostrar lo contrario.

Características imprescindibles en un sistema de control de fichaje: 

Fichar en el trabajo es tarea de cada uno de los trabajadores, pero es la empresa quien debe poner a su disposición la herramienta que facilite la tarea y asegurar que se cumple la normativa.

Existen diversas maneras de llevar un registro de la jornada laboral de los trabajadores. Desde el uso de las anticuadas tarjetas para marcar la hora de entrada y salida de la empresa, hasta sistemas biométricos y sistemas computarizados especiales. Independientemente del estilo de registro, todos los sistemas de fichar en el trabajo deben ser: 

De fácil acceso, tanto para los trabajadores como para la empresa. Los trabajadores deben fichar en el trabajo al inicio y culminación de su jornada, todos los días sin falta, y el sistema de fichado debe estar diseñado para cumplir con esta condición.

Fiable y preciso en el registro de datos, para lograr que la información sea transparente en el momento de la verificación y auditoría. El sistema de control de fichaje debería ser capaz de garantizar que es el trabajador y solo el trabajador quien realiza la acción.

Flexible y personalizable. Este sistema debería estar diseñado teniendo en cuenta que cada empresa es diferente, y todas estas particularidades y necesidades deberían estar cubiertas puntualmente.

Compatible con el sistema de nóminas, para que el cálculo de pagos de salarios pueda efectuarse de forma directa, automatizada y sin errores.

Conforme con la normativa vigente, tanto en función de lo establecido en el Estatuto de los Trabajadores como en lo convenido en los contratos individuales y colectivos. Los registros deben estar disponibles para su revisión y auditoría por un período no menor a cuatro años.

Ventajas de fichar en el trabajo: Además de cumplir con la normativa, el registro de jornada laboral permite tanto a la empresa como a sus trabajadores tener un mayor control de las horas trabajadas, lo cual se traduce en las siguientes ventajas.

Mayor transparencia en la relación entre empresa y empleados: El registro de jornada laboral asegura mayor transparencia con respecto a las horas trabajadas. Además, implica la participación activa del trabajador y de la empresa. Desde el proceso de onboarding los trabajadores ya pueden disfrutar de esta transparencia. La empresa y los empleados tienen acceso al registro en todo momento para obtener cualquier información requerida. De esta manera, se pueden evitar malentendidos respecto a la cantidad de horas trabajadas, tanto por parte de los trabajadores como por parte de la empresa.

Facilidad en el proceso de cálculo de nóminas: Al fichar en el trabajo, queda evidencia para los trabajadores y la empresa sobre la cantidad de horas exactas trabajadas. Este registro sirve como base para calcular de manera justa y correcta los salarios de los trabajadores. En el caso de contar con software de control horario, este cálculo puede realizarse de manera automatizada.

Mejora en las condiciones laborales de los trabajadores : Existen elementos importantes que vinculan la cantidad de horas trabajadas con la productividad y el desempeño de los trabajadores. Según una Encuesta sobre Riesgos Nuevos y Emergentes del año 2019 realizada por el Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo (INSST), largas jornadas de trabajo, un horario irregular o incluso la presión de tiempo constituyen algunos de los factores de riesgos psicosociales a los cuales se ven expuestos los trabajadores con frecuencia. Gracias al registro de jornada laboral, los responsables de Recursos Humanos pueden evaluar exactamente qué empleados corren el riesgo de disminuir su productividad y tomar las medidas necesarias.

Aumento de la productividad y el rendimiento laboral de los trabajadores:  Fichar en el trabajo hace posible que los líderes de equipos de trabajo puedan medir la productividad y el rendimiento de cada trabajador en cuanto a las tareas y proyectos asignados. Esta información puede usarse también en la evaluación del desempeño de los trabajadores de la empresa.

CTA: Registra las horas trabajadas correctamente: El cálculo automatizado de la jornada laboral registrada y la verificación de datos te posibilita fichar en el trabajo y tener una visión clara de las horas trabajadas por trabajador.

¿Qué pasa si no se ficha en el trabajo?: Como hemos visto anteriormente, fichar en el trabajo es obligatorio para todas las empresas en el territorio español, según lo establecido en artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. 

Si una empresa no cumple con el registro de la jornada laboral, esta podría ser sancionada con multas de hasta 6.250 euros por trabajador, siempre y cuando el caso sea considerado una infracción laboral grave. Aunque también podríamos estar hablando de infracciones leves o muy graves en función de la irregularidad cometida: 

Infracción leve: si la empresa no informa a sus trabajadores sobre las condiciones laborales o no les permite revisar los registros de la jornada, estaríamos ante una infracción leve. Según el Real Decreto-Ley 8/2019, las empresas están obligadas a mostrar el control horario a los empleados si lo solicitan. En caso negativo, la empresa tendrá que afrontar sanciones de entre 60 y 625 euros.

Infracción grave: si la empresa no paga las horas extraordinarias de los trabajadores. Irregularidades en el registro de jornada también pueden resultar en una infracción grave. La empresa infractora se enfrenta a sanciones económicas de entre 625 y 6.250 euros.

Infracción muy grave: retrasos en las nóminas o impagos por parte de la empresa a los trabajadores. Se considera también una infracción muy grave cuando las horas extraordinarias no se pagan y han sido trabajadas por menores de 18 años. La multa en caso de infracción muy grave puede ir desde los 6.250 hasta los 187.515 euros.

Es importante tener en cuenta que a la hora de realizar una auditoría de la empresa se pueden solicitar los registros de las jornadas de los trabajadores. También los miembros de organismos oficiales y agrupaciones laborales y sindicales pueden solicitar esta información para comprobar que no hay irregularidades.

¿Qué sistemas existen para fichar en un trabajo?:

Fichar en el trabajo se puede llevar a cabo de diversas maneras. Para elegir el mejor sistema para una empresa es importante tener en cuenta el tamaño de la empresa y su número de trabajadores. El sistema elegido también debería depender del tipo de jornada laboral y de la manera de calcular los salarios. 

Una empresa que lo haga basándose en las horas ordinarias y extraordinarias trabajadas elegirá un tipo de registro diferente al que elegirá una empresa con salarios fijos. Tampoco puedes olvidar el coste. ¿Cuánto dinero está la empresa dispuesta a invertir en un sistema de control horario? Teniendo todos estos aspectos en mente, se puede elegir entre uno de los siguientes sistemas.

Sistemas de registro manual o con hojas de cálculo:

Este modelo es común en empresas con pocos trabajadores o donde no se quiera invertir en un sistema de control. Se imprimen formularios para que los trabajadores firmen manualmente la hora de entrada y salida. Esta información se puede registrar posteriormente en una hoja de cálculo. Sin embargo, este sistema  puede dar lugar a errores e inexactitud en el registro de la jornada laboral.

Sistemas de registro de jornada con lectores digitales:

Para este sistema, la empresa requiere de lectores digitales ubicados en la entrada de las oficinas. Los más frecuentes son el lector de huellas digitales o el de tarjeta de identificación. Una de las ventajas de este método es la transparencia y fiabilidad al verificar el registro de la jornada. No obstante, su implementación resulta costosa.

Software de registro de horas:

Es la opción más equilibrada entre funcionalidad y bajo coste, ya que no se requiere el uso de equipos adicionales. Tanto la empresa como los trabajadores pueden acceder a este sistema de control mediante una página web o incluso descargar una aplicación en los móviles. Especialmente para empleados que trabajan a distancia o teletrabajan, el uso de un software de registro de horas posibilita un fichaje fácil.

Todas nuestras aplicaciones de Control Horario incluyen la función de registro de jornada. Puedes definir reglas de descanso, automatizar los cálculos de salario y centralizar toda la información acerca del registro de horas. De esta manera, tendrás tiempo para las tareas verdaderamente importantes.

¿Qué significa fichar en el trabajo?: Fichar en el trabajo se refiere a la práctica de registrar la hora de entrada y salida del lugar de trabajo. De esta manera, tanto el empleado como la empresa tienen un mayor control sobre el horario trabajado y el rendimiento del empleado.

¿Quién está obligado a fichar en el trabajo?: Según el Real Decreto-Ley 8/2019, todos los trabajadores de empresas en el territorio español, o aquellos que trabajen para empresas españolas en el extranjero, están obligados a fichar en el trabajo. Si se descubre un incumplimiento, la empresa deberá abonar costosas sanciones.

¿Cuándo se debe fichar en el trabajo?: Desde el 12 de mayo de 2019 es obligatorio usar un sistema de registro de jornada laboral. Los empleados deben fichar a la entrada y salida del trabajo. No es necesario que registren las pausas durante la jornada laboral.

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